Za drzwiami archiwum i cyfrowych systemów studenci zobaczyli urząd od środka

Do miejsc, do których zwykle nie zagląda zwykły interesant, weszła 14–osobowa grupa studentów z Torunia i od razu widać było, że tym razem nie chodzi o teorię z sali wykładowej. W Poznaniu pokazano im zaplecze Starostwa Powiatowego – od kancelarii po archiwum zakładowe – czyli tę część urzędu, w której rozstrzyga się tempo pracy, porządek dokumentów i jakość obsługi. Najwięcej uwagi przyciągnęły rozwiązania cyfrowe, bo to właśnie one coraz mocniej przesuwają urząd z papierowej epoki w stronę szybszych procesów.

• Kancelaria i archiwum pokazane bez urzędowego dystansu
• Elektroniczny obieg dokumentów coraz mocniej odciąża papier

Kancelaria i archiwum pokazane bez urzędowego dystansu

Studenci archiwistyki i zarządzania dokumentacją z Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu wrócili do Starostwa Powiatowego w Poznaniu, by zobaczyć, jak administracja działa od środka. Przywitały ich Anna Koziołkiewicz, dyrektor Wydziału Organizacyjnego, oraz Alina Pindera, kierownik archiwum zakładowego. Dla młodych gości była to okazja, by zajrzeć tam, gdzie na co dzień nie wchodzą klienci urzędu.

To właśnie te mniej widoczne pomieszczenia najlepiej pokazują, że nowoczesny urząd nie kończy się na ladzie obsługi. Kancelaria, archiwum i systemy obiegu dokumentów tworzą jeden organizm, w którym każda minuta ma znaczenie. W takim miejscu widać od razu, czy dokument krąży sprawnie, czy też grzęźnie w papierowych procedurach.

„Administracja przyszłości to przede wszystkim szybkie procesy i innowacyjne rozwiązania” – podkreśliła Anna Koziołkiewicz.

Jak zaznaczyła, urząd od lat wdraża technologie, które mają poprawiać jakość obsługi mieszkańców. Padły też słowa o dzieleniu się doświadczeniem, bo właśnie w tym tkwi wartość takich spotkań – nie tylko w pokazaniu gotowych rozwiązań, ale także w rozmowie o tym, jak wyglądają one od zaplecza.

Elektroniczny obieg dokumentów coraz mocniej odciąża papier

Największe zainteresowanie wzbudziły narzędzia związane z cyfryzacją. Goście poznali elektroniczny obieg dokumentów FINN, a także systemy wspierające bezpieczeństwo, ewidencjonowanie i archiwizację. To właśnie ten zestaw rozwiązań decyduje dziś o tym, czy urząd działa sprawnie, czy nadal tonie w papierze i ręcznych przekazaniach.

W ostatnich miesiącach w starostwie wprowadzono także elektroniczny obieg faktur oraz delegacji. Dzięki temu część pracy wykonuje się szybciej, bardziej uporządkowanie i z wyraźnie mniejszym udziałem dokumentów w wersji papierowej. Dla mieszkańców oznacza to przede wszystkim sprawniejszą administrację, a dla urzędu – mniej przestojów i lepszą kontrolę nad dokumentacją.

Podczas wizyty nie zabrakło też rozmów o wyzwaniach związanych z cyfrową transformacją urzędów. To ważny wątek nie tylko dla archiwistów i studentów kierunków związanych z dokumentacją, ale również dla samorządów, które szukają sposobu na połączenie porządku, bezpieczeństwa i szybkości działania. W Poznaniu pokazano, że te trzy elementy da się połączyć bez efektownych deklaracji, za to z konsekwencją i techniczną dyscypliną.

na podstawie: Powiat Poznański.