Mniej papieru i niższe koszty. W Poznaniu korespondencja przechodzi na hybrydowy tryb

Pracownik urzędu przygotowuje pismo na komputerze, ale adresat nie musi mieć skrzynki elektronicznej, żeby otrzymać dokument. W Poznaniu Publiczna Usługa Hybrydowa łączy e-Doręczenia z tradycyjnym listem. Dla urzędu oznacza to mniej pracy przy drukowaniu i pakowaniu korespondencji, a także niższe koszty jej obsługi.

• Jedno pismo, dwa sposoby doręczenia
• Elektroniczny ślad zostaje także przy papierowym liście
• PUH jest dostępna tylko dla podmiotów publicznych

Jedno pismo, dwa sposoby doręczenia

Dokument powstaje w urzędzie w formie cyfrowej. Jeśli odbiorca ma aktywny adres do e-Doręczeń, pismo zostanie przekazane elektronicznie. Gdy takiego adresu brakuje, dokument trafia do Poczty Polskiej, czyli operatora wyznaczonego do realizacji tej usługi.

Po stronie operatora pozostaje wydrukowanie pisma, przygotowanie adresu, zapakowanie przesyłki i dostarczenie jej w papierowej formie. Urzędnicy nie muszą więc samodzielnie wykonywać tych czynności przy każdej wysyłce.

To rozwiązanie pozwala prowadzić cyfryzację korespondencji bez odcinania osób, które nadal odbierają pisma wyłącznie w tradycyjny sposób. Dla mieszkańca oznacza to, że forma doręczenia zależy od tego, czy ma aktywny adres do e-Doręczeń – brak takiego adresu nie powoduje rezygnacji z papierowego listu.

Elektroniczny ślad zostaje także przy papierowym liście

Publiczna Usługa Hybrydowa ogranicza zużycie papieru, kopert, zwrotek i tonerów po stronie urzędu. Przy większej liczbie przesyłek przekłada się to również na wydatki związane z przygotowaniem i wysyłką dokumentów.

Oszczędność przy najtańszych przesyłkach wynosi obecnie 1,53 zł. W przypadku zwykłego listu różnica sięga 1,21 zł w porównaniu z tradycyjnym sposobem wysyłania korespondencji.

Choć odbiorca może dostać pismo na papierze, przebieg doręczenia jest rejestrowany elektronicznie. Urząd otrzyma informację o doręczeniu, próbie doręczenia albo odmowie przyjęcia przesyłki. Jeśli adresata nie będzie w domu, procedura pozostanie podobna do znanej z tradycyjnych listów – doręczyciel zostawi zawiadomienie, a przesyłkę będzie można odebrać w wyznaczonej placówce.

PUH jest dostępna tylko dla podmiotów publicznych

Z Publicznej Usługi Hybrydowej mogą korzystać podmioty publiczne wysyłające korespondencję między innymi do osób fizycznych, które nie mają adresu do doręczeń elektronicznych. Usługa służy więc urzędom jako narzędzie do obsługi własnej korespondencji.

Osoby fizyczne nie mogą wykorzystywać PUH do wysyłania pism do urzędów. Dla nich przewidziane są inne kanały kontaktu, w tym e-Doręczenia, jeśli dana osoba ma aktywny adres i urząd obsługuje korespondencję w tym systemie.

na podstawie: UM Poznań.