Jesteś wśród 500 tysięcy firm? Nowy eZUS zmienia zasady gry

Logujesz się do ZUS i nagle wszystko wygląda inaczej. Mniej zakładek, więcej porządku, komunikaty jak w skrzynce mailowej. Dla 500 tysięcy firm to nie zapowiedź, ale rzeczywistość. Zakład Ubezpieczeń Społecznych uruchomił nową wersję eZUS i sprawdza ją na żywym organizmie gospodarki. Od początku tygodnia Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia odświeżone konto płatnika składek w portalu eZUS. Na start trafiło ono do 500 tysięcy losowo wybranych firm. W kolejnych dniach dostęp mają otrzymywać następni przedsiębiorcy. W Polsce działa około 3,3–3,5 miliona płatników składek, co oznacza, że nową wersję na początku zobaczy mniej więcej co siódma firma. To szeroki test, ale wciąż daleki od pełnego wdrożenia.

Test na 500 tysiącach firm zamiast wielkiego wybuchu

ZUS nie zdecydował się na jednoczesne przełączenie wszystkich użytkowników. Wdrożenie podzielono na etapy. Oficjalnie chodzi o możliwość obserwowania działania systemu po gruntownej modyfikacji. W praktyce to bezpiecznik. Jeśli pojawią się błędy, problemy z wydajnością albo nieprzewidziane reakcje systemu, dotkną one ograniczonej grupy użytkowników. Dla instytucji, która obsługuje miliony rozliczeń i dokumentów miesięcznie, to kwestia stabilności całego obrotu gospodarczego. ZUS podkreśla, że portal musi działać nieprzerwanie, być bezpieczny i dostosowywany do zmian w przepisach. Modernizacja tak rozbudowanego narzędzia to proces rozłożony w czasie.

Koniec z labiryntem zakładek i ślepą walidacją

Najbardziej widoczna zmiana to nowy pulpit startowy. Zamiast kilku oddzielnych zakładek użytkownik dostaje jedno centrum zarządzania. Widać tam najważniejsze informacje o:

• rozliczeniach z ZUS,
• zwolnieniach lekarskich pracowników,
• złożonych deklaracjach,
• korespondencji.

Z tego miejsca można przejść do swoich spraw lub katalogu usług. Zmieniły się także same wnioski. Formularze zastąpiono kreatorami, które prowadzą krok po kroku przez proces składania dokumentu. System pokazuje postęp i informuje, czy wniosek został poprawnie wysłany. Jak informuje Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim:

„Nowe konto płatnika składek będzie bardziej przejrzyste, intuicyjne i dostosowane do codziennych potrzeb przedsiębiorców. Wszystkie wnioski w eZUS zyskały nową formę. Kreatory prowadzą użytkownika przez kolejne etapy tworzenia dokumentu, pokazują postęp i na końcu jasno informują, czy został pomyślnie wysłany.”

Dla wielu firm to realne ograniczenie błędów, które wcześniej kończyły się odrzuceniem dokumentu i koniecznością korekty.

Wątki jak w Gmailu - zmiana, na którą czekały biura rachunkowe

Największą nowością może okazać się sposób prowadzenia korespondencji. Sprawy płatnika są teraz łączone w wątki. Cała wymiana wiadomości dotycząca jednego tematu trafia do jednej „rozmowy”. Status pokazuje pasek postępu. Skrzynka została podzielona na trzy części:

• powiadomienia,
• korespondencję z Centrum Kontaktu Klientów,
• komunikaty.

Nowe wiadomości są wyraźnie oznaczone i widoczne już na stronie startowej. Jak mówi Magdalena Mazur-Wolak, dyrektor Departamentu Relacji z Klientami w Centrali ZUS:

„Wymiana korespondencji w tej samej sprawie jest połączona w jeden wątek – podobnie jak w powszechnie znanych programach do obsługi maili.”

Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych oznacza to mniej czasu na przeszukiwanie archiwum dokumentów w poszukiwaniu odpowiedzi sprzed kilku tygodni. Jedno spojrzenie ma wystarczyć, by sprawdzić, na jakim etapie jest sprawa.

To dopiero pierwszy etap zmian w eZUS

ZUS podkreśla, że modernizacja odbywa się stopniowo. Portal e-usług obsługuje wiele złożonych procesów, dlatego każda zmiana musi być wprowadzana tak, by system pozostawał dostępny, bezpieczny i wydajny. Równolegle konieczne jest dostosowywanie go do bieżących zmian w przepisach. Instytucja prowadzi już prace nad unowocześnieniem profili:

• klienta indywidualnego - ubezpieczonego i świadczeniobiorcy,
• komornika,
• lekarza.

Zmiany czekają również aplikację ePłatnik, służącą do składania dokumentów ubezpieczeniowych. Na obecnym etapie pozostaje ona w dotychczasowym kształcie. Poza portalem rozwijane są także rozwiązania mobilne. Wkrótce ma zostać udostępniona aplikacja mZUS dla Płatnika. Będzie z niej można korzystać jako płatnik składek lub pełnomocnik do konta w eZUS. Aplikacja pozwoli m.in.:

• przeglądać informacje o saldach i zwolnieniach lekarskich,
• wysyłać wybrane wnioski do ZUS,
• zgłosić umowę o dzieło,
• wygenerować zaświadczenie.

mZUS dla Płatnika będzie dostępna na urządzeniach z systemem Android i iOS. Dla przedsiębiorców oznacza to, że część spraw będzie można sprawdzić bez uruchamiania komputera. A dla tych, którzy nie zobaczyli jeszcze nowego wyglądu po zalogowaniu, pozostaje cierpliwość - kolejne konta mają być sukcesywnie przenoszone do nowej wersji.