Jak powinna wyglądać procedura profesjonalnego niszczenia dokumentów?

W ostatnich latach coraz więcej przedsiębiorców podejmuje decyzję o tym, aby firmowe dokumenty zapisywać w formacie cyfrowym. Nie jest to oczywiście równoznaczne, z tym że cyfryzacja całkowicie wypiera dokumentację w formie papierowej. Dokumenty w formie tradycyjnej w dalszym ciągu są przechowywane w ogromnej ilości. Po określonym czasie dokumenty można jednak zniszczyć. Wówczas wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: jak powinna wyglądać procedura profesjonalnego niszczenia dokumentów?

Jak niszczyć dokumenty firmowe?

Małe firmy do niszczenia dokumentów używają zazwyczaj poręcznych niszczarek. Posiadanie w przedsiębiorstwie małych urządzeń do niszczenia dokumentów jest wyjątkowo korzystnym rozwiązaniem, gdy posiadamy jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli ktoś jest właścicielem większej firmy, wówczas niszczenie dokumentów przy pomocy niszczarki może być zadaniem niezwykle czasochłonnym. Przedsiębiorca może wówczas skorzystać z dwóch dostępnych możliwości.

Pierwsza opcja to powierzenie niszczenia dokumentów jednemu z pracowników. Należy oczywiście zdawać sobie sprawę z tego, że gdy firma dysponuje obszerną dokumentacją, jej niszczenie może być bardzo monotonną pracą, co spowoduje, że pracownik na długi czas będzie odcięty od możliwości wykonywania swoich poprzednich obowiązków.

Drugie rozwiązanie to skorzystanie z pomocy specjalistycznego przedsiębiorstwa zajmującego się niszczeniem dokumentów. Bez względu na to, na jakie rozwiązanie się zdecydujemy, musimy oczywiście pamiętać o tym, że konkretne wytyczne w zakresie niszczenia dokumentów reguluje unijne rozporządzenie RODO.

Co RODO mówi o niszczeniu firmowych dokumentów?

Aktualnie obowiązujące przepisy prawne wskazują, że nie istnieje obowiązek korzystania z jednego, określonego sposobu niszczenia dokumentów. Oznacza to, że nie musimy obawiać się o zgodność naszych działań z RODO. W pełni zgodne z rozporządzeniem RODO będzie niszczenie dokumentów we własnym biurze, jeśli oczywiście jesteśmy gotowi poświęcić na to kilka dni.

W RODO nie ma mowy o rozmiarach ścinków powstałych po przepuszczeniu kartek przez niszczarkę. Sposób niszczenia dokumentów musi być jednak taki, aby odtworzenie zawartych w nich informacji po zniszczeniu było niemożliwe.

Wejście w życie RODO spowodowało, że coraz większa liczba przedsiębiorców zaczęła interesować się tym, jakie są dostępne sposoby na skuteczną ochronę danych osobowych przetwarzanych przez firmę. Warto pamiętać o tym, że niedopełnienie obowiązków w tym zakresie w wielu przypadkach może skutkować naliczeniem niezwykle dotkliwych kar finansowych.

Nieprawidłowe niszczenie dokumentów może w niektórych przypadkach powodować nawet, że naliczona zostanie kara w wysokości 20 milionów euro (maksymalnie 4% rocznego obrotu firmy). Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców chcących zachować spokój decyduje się na powierzenie niszczenia dokumentów profesjonalnym firmom zewnętrznym mającym doświadczenie w tej dziedzinie.

Jeśli chcesz się dowiedzieć gdzie zniszczyć dokumenty w Poznaniu, wejdź na https://esbud.pl/oferta/niszczenie-dokumentow/